Gizlilik Politikası
1. AMAÇ ve KAPSAM
Temel hak ve özgürlükler alanında son dönemde küresel ölçekte yaşanan hukuki düzenlemelerin en önemli konusunu şüphesiz kişisel veri güvenliği teşkil etmektedir. Hukuki ya da sosyal statüsüne bakılmaksızın her bir bireyin sahip olduğu kişisel nitelikli bilgilerin gizliliği/mahremiyeti alanında AB’nde 2016 yılında yürürlüğe giren bir Regülasyon, üyelik müzakereleri sürecini yürüten ülkemizi de etkilemiştir. Nihayetinde, ülkemizde kişisel veriler konusu ilk önce 2010 yılındaki Referandum ile anayasal bir güvenceye kavuşmuş, akabinde de 2016 yılında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kabul edilmiştir.
Oğuz Motor Tarım Aletleri (ya da “Şirket“) olarak bizler de işlediğimiz kişisel verilerin, özel nitelikli kişisel verilerin , gizlilik arz eden bilgilerin korunmasına önem vermekteyiz. Bu nedenle Şirket olarak Veri Sorumlusu sıfatıyla, bu tür veri ve bilgilerin iş amaçlarımızla sınırlı olarak, bu politika belgesinde açıklandığı şekilde kullanmak, kaydetmek, saklamak, güncellemek, aktarmak ve/veya sınıflandırmak suretiyle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uygun olarak işlemek için yeterli, ölçülü ve gerekli idari ve teknik tedbirleri uygulamaktayız.
Bu Gizlilik Politikası, Şirket tarafından yerinde veya uzaktan, fiziksel veya elektronik tüm veri işleme ortamları ve araçlarında işlenen bilgi ve verileri kapsar. Gizlilik Politikası Şirket olarak üretilmiş bulunan tüm katmanlı aydınlatma metinleri, aydınlatma metinleri, politikalar ve yönergeler gibi görünürlük, kontrol ve güvence sağlama araçlarını kapsar.
2. TEMEL KAVRAMLAR
- Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
- Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
- İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
- İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler
- Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
- Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi
- Komite: Şirket bünyesinde “KVK Komite Görev ve Sorumlulukları Yönergesi“ne uygun olarak oluşturulan, Şirket, birimleri ve çalışanları tarafından yürütülen tüm kişisel veri süreçlerinin izlenmesi, politikalara uyulup uyulmadığının kontrol edilmesi, kişisel veri süreçlerinin Şirket adına yürütülmesi gibi görevleri bulunan sorumluyu
- Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
- Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
- Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi
- Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
3. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ
Şirket olarak kurumsal faaliyetlerini yürütürken temas kurduğu ve kişisel verilerini işlediği tüm gerçek kişilere karşı “Veri Sorumlusu” statüsündedir ve yasadan kaynaklanan yükümlülükleri yerine getirmekle yükümlüdür. Şirket bu yükümlülüklerini ürettiği ve uyguladığı görünürlük, kontrol ve güvence araçları vasıtasıyla ve aldığı idari tedbirler ile uygun ve ölçülü seviyedeki teknik tedbirlerle yerine getirir.
Ünvan : | OĞUZ MOTOR MAK.SAN.İÇ VE DIŞ.TİC.LTD.ŞTİ. |
Adres : | |
İnternet Sitelerimiz: | https://www.oguzmotortarimaletleri.com/ |
Telefon : |
|
e-posta (KVK için): | bilgi@oguzmotortarimaletleri.com |
4. KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN İLGİLİ KİŞİLER
Şirket genel ve yoğun olarak ilgili kişilerin verilerini bu Gizlilik Politikası ve diğer idari ve teknik tedbirler kapsamında işler. Bu kategoriler dışında yer alan gerçek kişilere ait kişisel verilerin işlenmesinde de işbu Gizlilik Politikası başta olmak üzere Şirket veri işleme politikalarına uyulacaktır. Kişisel verileri işlenmekte olan gerçek kişi kategorileri şunlardır:
ÇALIŞAN, ÜRÜN VEYA HİZMET ALAN KİŞİ, STAJYER , ZİYARETÇİ, TEDARİKÇİ ÇALIŞANI , DİĞER (İNTERNET SİTE ZİYARETÇİSİ), DİĞER (KULLANICI), POTANSİYEL ÜRÜN VEYA HİZMET ALICISI, DİĞER (GERÇEK KİŞİ), ÇALIŞAN ADAYI, TEDARİKÇİ (YETKİLİSİ), VELİ / VASİ / TEMSİLCİ, DİĞER (KAMU GÖREVLİSİ), DİĞER (MÜŞTERİ ÇALIŞANI)
5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Şirket işlenen ilgili kişilere ait kişisel veriler, tamamen ve doğrudan Şirket faaliyetleri ve ilgili kişiyle olan ticari, iş veya hukuki bağla ilişkili olmak üzere;
a. GENEL AMAÇLAR
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi, Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi, Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi, Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi, Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi
b. ÖZEL AMAÇLAR
Bakım / Onarım Süreçlerini Yönetmek, Teknik Destek Sağlamak, Kurumsal E-posta Hesaplarını Yönetmek, İnternet Erişim Kayıtlarını Tutmak, Hosting Hizmeti Almak, İnternet Sitelerini İşletmek, Taşınabilir Elektronik Cihazları İzlemek ve Denetlemek, Tesislerin Güvenliğini Sağlamak, Elektronik İmza Alımı ve Kullanımına İlişkin Süreçleri Yürütmek, Video Konferans Görüşmesi Yapmak, Log Kayıtlarını Tutmak, Sesli İletişimi Kaydetmek, Video Kaydı Yapmak, Çağrı Merkezi İşlemlerini Yürütmek, Tanıtım Yapmak, Ürünler, Markalar ve İçerikleri Hakkında Bilgilendirme Yapmak, Bilgi ve Destek Talepleri ile Şikayetleri Takip Etmek, Belgeleri Tamamlamak, Bilgi Güncellemesi Yapmak, Elektronik Kanallar Üzerinden İletişim Kurmak, İnternet Sitelerinde Yer Alan Formları Düzenlemek, Staj / Mesleki Eğitim Başvurularını Almak ve Değerlendirmek, Görüş ve Öneri Almak, Uzaktan Çalışma İmkanı Sağlamak, İnternet Sitesi Çerez Kayıtlarının İşlenmesi, Mesai Takibi Yapmak, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak, Farkındalık Sağlamak, Kurumsal Eposta Trafiği ve İletişim İçeriklerine Erişim Sağlamak, Elektronik Cihazları Yönetmek, Sipariş Almak, Gümrük Müşavirlik İşlemlerini Yürütmek, Ürünlerin Müşteriye Teslimini Sağlamak, Bayilere İlişkin İşlemleri Yürütmek, Fiyat Teklifi Vermek, Araç Temin Etmek, Araç Hareketlerini İzlemek, Servis, Ulaşım, Taşıma Hizmetlerini Sağlamak, Evrak İşlemlerini Yürütmek, Kamu / Özel Sektörle Yapılan Yazışmaları Gerçekleştirmek, Maaşları Ödemek, Staj Özlük Dosyalarına İlişkin İşlemleri Yürütmek, Mesleki Eğitim /Staj veya Tamamlayıcı Eğitim Sözleşmesi Düzenlemek , Prim Teşviklerine İlişkin İşlemleri Yürütmek, İnsan Kaynakları Süreçlerini Yürütmek, Ücret, Vergi ve Kesintileri Hesaplamak ve Aylık Bordro Düzenlemek, Özlük Dosyalarını Oluşturmak ve Saklamak, Taahhüt Almak, İcra Kesintisi Yapmak, Çalışanların Sağlığını Korumak, Disiplin İşlemlerini Yürütmek, Fazla Mesailere İlişkin İşlemleri Yürütmek, İşten Ayrılış / Emeklilik İşlemlerini Yürütmek, Kullanıcılara ait elektronik ortamdaki bilgilere erişilmesi ve kontrol edilmesi, Fikri ve Sınai Mülkiyete Konu (marka, patent ve telif gibi) Ürün, Sır ve Hakların Korunması, Çalışanların İzin İşlemlerini Yürütmek, Kıdem İhbar Tazminatı İşlemlerini Yürütmek, Yabancı Personelin Çalışma Başvurusu Süreçlerini Tamamlamak, Zorunlu Bireysel Emeklilik İşlemlerini Yürütmek, İŞKUR Yükümlülüklerini Yerine Getirmek, İŞKUR Üzerinden İşgücü Temin Etmek, İşe Başlatma Süreçlerini Yerine Getirmek, Özgeçmişlerdeki Referans Kişilerle İletişim Kurmak, Kamu Denetimlerine Karşı Yükümlülükleri Yerine Getirmek, Kısa Çalışma İşlemlerini Yürütmek, Kartvizit Bastırmak, İşbaşı Eğitimlerini Yürütmek, Cari Hesap Kaydı Açmak, Cari Hesap Mutabakat İşlemlerini Yürütmek, Değerli Kağıt İşlemlerini Yürütmek, Ödemeleri Gerçekleştirmek, Tahsilat Yapmak, Fatura Düzenlemek, Malzeme Kabul ve Çıkış İşlemlerini Yapmak, Ödeme İadeleri İşlemlerini Yönetmek, Kamu Kurumlarına Resmi Bildirimde Bulunmak, Muhasebe Kayıt ve İşlemlerini Yürütmek, e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye vb. Elektronik Belgelerin Dönüşüm ve Saklanması Amacıyla Özel Entegratör Hizmeti Almak, Yazılım Hizmeti Almak, Avans Ödemek, Mal ve Hizmet Tedariklerini Yönetmek, Taşınır (Demirbaş) İşlemlerini Yürütmek, Seyahat ve Konaklama Giderlerini Karşılamak, Süresi İçinde Vergi Beyannamelerini Düzenlemek, Sosyal / Ekonomik Yarar Sağlamak, Gider Pusulası İle Mal/Hizmet Tedarik Etmek, Uygun Kredi Şartlarını Araştırmak, Kredi İşlemlerine Yönelik Süreçlerin Tamamlanması, Huzur Hakkı, Ücret, İkramiye vb Ödemeleri Yapmak, Personel Devam Kontrol Sistemi Hizmeti Almak, SGK Yükümlülüklerini Yerine Getirmek, Mail Order Yoluyla Tahsilat Yapmak, Vergi / Yasal Kesinti İşlemlerini Yürütmek, Sağlık Kayıtlarını Tutmak, Muayene Yapmak, İş Kazasına İlişkin Kayıt ve Bildirim Yükümlülüğünü Yerine Getirmek, Sipariş Vermek, Piyasa Fiyat Araştırması Yapmak ve Teklif Almak, Anket ve Sosyal Araştırma Faaliyeti Yapmak, Bayi Süreçlerini Yönetmek, Fuarlara Katılmak, Müşteri Kaydı Oluşturmak, Ürün Montajı Yapmak, Üretimde Sürekliliği ve Verimliliği Sağlamak, Yeni Ürün veya İnovasyon Süreçlerini Yürütmek, Müşteri Tercihi ve İhtiyacına Uygun Muadil Ürün Tasarlamak, Yazılım Hizmeti Sunmak / Almak, Toplantı, Etkinlik vb Faaliyetlerin Görsel İşitsel Kayıtlarının Alınması ve Saklanması
6. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ ve İŞLEMEK İÇİN YASAL GEREKÇELER
Kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinde de belirtildiği şekliye öncelikle “açık rıza” şartına dayalı olarak işlenebilmektedir. Ayrıca aynı maddede geçen,
- “Kanunlarda açıkça öngörülme”
- “Sözleşmenin kurulması ya da ifası” hukuki sebebine dayalı olarak; tarafı olduğunuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi,
- “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi” hukuki sebebine dayalı olarak, mahkemeler ve bilgi-belge talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine cevap verilmesi gibi ilgili mevzuatta öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- “İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması”,
- “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması” hukuki sebebine dayalı olarak, olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun “meşru menfaatleri için” veri işlenmesinin zorunlu olması
hukuki sebeplerine istinaden “açık rıza aranmaksızın” işlenebilmektedir.
Her bir veri sahibi kişi grubunun hangi kategorilerdeki verilerinin, hangi yasal gerekçelerle işlendiği aşağıda sayılmıştır.
6.1 ÇALIŞAN VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, İşlem Güvenliği, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler, Lokasyon, Fiziksel Mekan Güvenliği, Finans, Hukuki İşlem, Mesleki Deneyim, Müşteri İşlem, Risk Yönetimi,Sağlık Bilgileri, Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri, Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar, Kılık ve Kıyafet kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.1.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik
3- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
4- Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
5- 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu
6- 4857 sayılı İş Kanunu
7- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
8- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
9- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)
10- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
11- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
12- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
13- 2004 sayılı İcra İflas Kanunu
14- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
15- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği
16- İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik
17- İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği
18- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
19- Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği
20- 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu
21- 4904 sayılı Türkiye İş Kurumu ile İlgili Bazı Düzenlemeler Hakkında Kanun
22- Kısa Çalışma ve Kısa Çalışma Ödeneği Hakkında Yönetmelik
23- 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu
24- Analık İzni (doğum izni) veya Ücretsiz İzin Sonrası Yapılacak Kısmi Süreli Çalışmalar Hakkında Yönetmelik
25- İşkur İstihdam Teşvikleri ve İşbaşı Eğitim Programı Yönetmeliği
26- 5941 sayılı Çek Kanunu
27- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
28- Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik
29- Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği
30- 5411 Sayılı Bankacılık Kanunu
31- İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik
32- Bulaşıcı Hastalıkların Sürveyans ve Kontrolü Hakkında Yönetmelik
6.2 ÜRÜN VEYA HİZMET ALAN KİŞİ VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Fiziksel Mekan Güvenliği, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Müşteri İşlem, Finans, Pazarlama, Diğer Bilgiler, Özlük, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.2.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
3- 5941 sayılı Çek Kanunu
4- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
5- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
6- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
7- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
8- 507 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği
9- 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun
10- 5464 sayılı Banka Kartları ve Kredi Kartları Kanunu
11- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
6.3 STAJYER VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Fiziksel Mekan Güvenliği, İşlem Güvenliği, Özlük, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler,Sağlık Bilgileri kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.3.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik
3- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
4- 4857 sayılı İş Kanunu
5- 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu
6.4 ZİYARETÇİ VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Fiziksel Mekan Güvenliği, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.4.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik
3- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
6.5 TEDARİKÇİ ÇALIŞANI VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Fiziksel Mekan Güvenliği, Özlük, Finans, Müşteri İşlem, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.5.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
3- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
4- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
6.6 DİĞER (İNTERNET SİTE ZİYARETÇİSİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Pazarlama, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.6.1 Yasal Gerekçeler
1- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
6.7 DİĞER (KULLANICI) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.7.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
6.8 POTANSİYEL ÜRÜN VEYA HİZMET ALICISI VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Müşteri İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.8.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
6.9 DİĞER (GERÇEK KİŞİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Müşteri İşlem, Özlük, Diğer Bilgiler, Mesleki Deneyim, Finans, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.9.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)
3- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
4- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
5- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
6- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
6.10 ÇALIŞAN ADAYI VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Fiziksel Mekan Güvenliği, Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Özlük, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler,Sağlık Bilgileri, Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.10.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
6.11 TEDARİKÇİ (YETKİLİSİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Fiziksel Mekan Güvenliği, Kimlik, İletişim, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Finans, Özlük, Müşteri İşlem, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.11.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
3- 5941 sayılı Çek Kanunu
4- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
5- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
6- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
7- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
8- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
6.12 VELİ / VASİ / TEMSİLCİ VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.12.1 Yasal Gerekçeler
1- 4857 sayılı İş Kanunu
2- 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu
6.13 DİĞER (KAMU GÖREVLİSİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.13.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
6.14 DİĞER (MÜŞTERİ ÇALIŞANI) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Finans, Diğer Bilgiler, Müşteri İşlem, kategorilerindeki verileri işliyoruz.
6.14.1 Yasal Gerekçeler
1- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
2- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
3- 660 sayılı Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumunun Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname
4- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
7. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI
Şirket Kanun’un 11.maddesi kapsamında ilgili kişinin veri işlenmeden önce onayını alma hakkının olduğunu, verinin işlenmesinden sonra ise verisinin kaderini tayin etme hakkına sahip olduğunu kabul etmektedir.
Bu anlamda ilgili kişiler İrtibat Kişisine başvurarak;
- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanunun 7. maddesinde de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- (5). ve (6). maddeler uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarını kullanabilir.
Buna karşın, Şirket içinde anonimleştirilmiş verilerle ilgili olarak kişilerin bir hakkı bulunmamaktadır. Kişisel veriler, iş ve sözleşme ilişkisinin gereği, yargısal ya da kamu otoritesince kanuni bir yetkinin kullanılması durumunda ilgili kurum ve kuruluşlarla paylaşabilir.
Sayılan haklar kapsamındaki talepler, Şirket Başvuru Formunu eksiksiz doldurup ıslak imzanız ile iadeli taahhütlü mektupla ve kimlik fotokopileriyle (nüfus cüzdanı için sadece ön yüz fotokopisi olacak şekilde) İrtibat Kişisine ileterek gerçekleştirilir. Başvuru süreci ile ilgili Kişisel Veri Başvuruları Aydınlatma Metnine göz atabilirsiniz.
8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYULACAK TEMEL KURALLAR
Şirket birimleri ve çalışanları ilgili kişilerin kişisel verilerini işlerken Gizlilik Politikası ve diğer kurumsal politikaların da üzerine inşa edildiği şu temel kurallara özen göstermeye dikkat edeceklerdir.
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Şirket kendi topladığı veya diğer taraflarca kendisi ile paylaşılan kişisel verilerin Kanun’da belirtilen ilgili kişinin aydınlatılması, gerekli durumlarda verilerin işlenmesi için ilgili kişinin açık rızasının alınması gibi şartların yerine getirilip getirilmediğini kontrol eder ve sorgular. İlgili kişilerin aydınlatılması, açık rızalarının alınması veya bilgi için yaptıkları başvurulara cevap verirken dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde davranır.
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Şirket işlediği ve veri tabanlarında tuttuğu kişisel verilerin kontrol mekanizmaları elverdiği oranda doğru bilgiler içerdiğinden emin olmaya çalışır. Mümkün olduğu kadar verileri güncel tutmaya özen gösterir. Veri kaynaklarını doğru bilgi paylaşmaya ve değişikliklerde güncelleme yapmaya teşvik eder. Verilerin toplanması aşamasında doğru ve güncel olduklarını kontrol etmeye dikkat eder.
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Şirket, kişisel verileri ancak bu Gizlilik Politikasında belirlenen belirli, açık ve meşru amaçlarla işler.
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Şirket, kişisel verileri işlendikleri amacın sınırları dışında başka bir amaç için işlememeye, böyle bir ihtiyaç doğduğunda ilgili kişinin aydınlatılması ve gerektiğinde açık rızasının alınmasına özen gösterir. Verileri sadece işlendikleri amaçla sınırlı ve hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanır. İş amaçları dışında verileri işlemez, kullanmaz ve kullandırtmaz. Kişisel verilerin başka bir amaçla işlenmesi gerektiğinde Komite gözetiminde ve onayı ile ilgili uyum araçlarında ve kontrol araçlarında düzeltmelerin yapılması sağlanır.
- Süreyle Bağlılık: Şirket, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmeye özen gösterir. Sözleşmeden kaynaklı kişisel verileri ilgili Kanunlardaki ihtilaf çıkma süreleri, ticaret ve vergi hukukunun gereklilikleri kadar bünyesinde muhafaza eder. Buna karşın bu amaçlar ortadan kalktığında Şirket kişisel veriyi siler ya da anonimleştirir. Hangi kategorideki verilerin ne kadar süre muhafaza edileceği Kişisel Veri Envanterinde belirlenmiştir.
- Veri Azaltma: Şirket, birimleri ve çalışanları yasaların ve ilgili mevzuatın zorunlu kıldığı kapsam ve süreler dışında, ancak işleme amacının gerektirdiği miktarda, amaçla ilgili kategorilerdeki verileri toplar ve gerekli olduğu sürece sistemlerinde işlemeye özen gösterir.
- Silme ve İmha Etme: Şirket işlemekte olduğu kişisel verileri bağlı olduğu yasalar, sosyal güvenlik, borçlar, vergi ve ticaret hukuku gibi ilgili alan mevzuatında öngörülen sürelerle sınırlı ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklar. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Veri Saklama, Silme, İmha ve Aktarma Politikasına uygun olarak ve Komite izni ve gözetiminde süresi dolan kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
- Gizlilik ve Veri Güvenliği: Şirket kişisel verilerin işlenmesi, aktarılması ve saklanması süreçlerinin tamamında genel gizlilik kurallarına ve veri güvenliğini sağlanmasına özen gösterir, bu amaçla oluşturulan politika belgelerine ve kurallara uygun işlem yapılır. Ölçülü olmak kaydıyla gerekli ve yeterli idari ve teknik önlemleri alır.
9. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Şirket olarak aşağıda sayılan amaçlarla; Kanun’un 8 ve 9. maddelerine uygun olarak iş ilişkisi içinde bulunduğumuz kuruluşlarla, idari, hukuki ve teknik hizmetlerinden yararlandığımız hizmet sağlayıcısı ve çözüm ortağı niteliğindeki yurt içinde ve yurt dışında bulunan resmi ve özel kurum/kuruluşlara aktarılmaktadır.
Bir veri sorumlusu olarak veri paylaştığı kurum ve kuruluşların Kanun’dan kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirdiklerinden emin olmak için mümkün olduğu ölçüde gerekli kontrolleri yapmakta, tarafların yükümlülüklerini veri aktarım sözleşmeleri ile güvence altına almaktayız.
9.1. Yurt içi Aktarımlar
Kişisel verileri aşağıda belirtilen yurt içinde yerleşik veri sorumlusu ve veri işleyen statüsündeki taraflarla paylaşıyoruz.
1- Gümrük Müşavirleri ile Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Gümrük Müşavirlik İşlemlerini Yürütmek, Gümrük İşlem ve Uygulamalarının Kolaylaştırılması amaçlarıyla,
2- Yeminli Mali Müşavir ile; Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Muhasebe Kayıt ve İşlemlerini Yürütmek, Vergi / Yasal Kesinti İşlemlerini Yürütmek, Vergi İdaresine Karşı Yükümlülükleri Yerine Getirmek, Süresi İçinde Vergi Beyannamelerini Düzenlemek amaçlarıyla,
3- Taşımacılık Firmaları ile; Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Ürünlerin Müşteriye Teslimini Sağlamak amaçlarıyla,
4- Bankalar ile; Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, Maaşları Ödemek, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Ödemeleri Gerçekleştirmek, Tahsilat Yapmak amaçlarıyla,
5- Bilişim Şirketleri ile; İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, Muhasebe Kayıt ve İşlemlerini Yürütmek, Yazılım Hizmeti Almak, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Cari Hesap Kaydı Açmak, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Belgeleri Tamamlamak, Bilgi Güncellemesi Yapmak, Verileri Yedeklemek, Elektronik Kanallar Üzerinden İletişim Kurmak, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Bilişim Altyapısını Yönetmek, Hosting Hizmeti Almak, Kurumsal E-posta Hesaplarını Yönetmek, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
6- Elektronik Ticaret Altyapı Tedarikçisi ile; Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Tahsilat Yapmak amaçlarıyla,
7- Bayiler ile; İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi, Bayilere İlişkin İşlemleri Yürütmek, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Ek Hizmet/Ürünlerin Satışını Yapmak amaçlarıyla,
8- Özel Entegratör ile; Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye vb. Elektronik Belgelerin Dönüşüm ve Saklanması Amacıyla Özel Entegratör Hizmeti Almak amaçlarıyla,
9- Avukat ile; Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, Dava Süreçlerini Takip Etmek, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Pay Sahipleri İle Olan İlişkileri Yönetmek, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla
9.2. Yurt dışı Aktarımlar
Şirket kişisel verilerinizi internet sitemizin yürütülmesi, hizmetlerin geliştirilmesi, ofis iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve kullanıcı ve ziyaretçilere hizmet verilmesi, memnuniyetlerinin temini, beklentilerinin karşılanması, iletişim kurulması amaçlarıyla yurt dışında yerleşik aşağıda sayılan hizmet sağlayıcılarla paylaşılmaktadır.
1- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak, Ürünler, Markalar ve İçerikleri Hakkında Bilgilendirme Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Meta (Facebook) ile
2- Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi ve Destek Talepleri ile Şikayetleri Takip Etmek, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak, Müşteri Memnuniyetinin Sağlanması amaçlarıyla, ABD menşeli Twitter ile
3- Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Anlık Haberleşme Sağlamak, Belgeleri Tamamlamak, Dosya ve Belge Paylaşmak, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi ve Destek Talepleri ile Şikayetleri Takip Etmek, Ürünler, Markalar ve İçerikleri Hakkında Bilgilendirme Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Meta (WhatsApp) ile
4- Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Ürünler, Markalar ve İçerikleri Hakkında Bilgilendirme Yapmak amaçlarıyla, menşeli Meta (Instagram) ile
5- Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Kamuoyunu Bilgilendirmek, Farkındalık Sağlamak, Tanıtım Yapmak, Online Yayın Yapmak, Sosyal Etkinlikler Düzenlemek amaçlarıyla, ABD menşeli Youtube (Google) ile
Her bir hizmet sağlayıcının kendi gizlilik politikalarına şu bağlantılardan ulaşabilirsiniz:
1- Meta (Facebook) Gizlilik Politikası
2- Twitter Gizlilik Politikası
3- Meta (WhatsApp) Gizlilik Politikası
4- Meta (Instagram) Gizlilik Politikası
5- Youtube (Google) Gizlilik Politikası
10. DENETİM, BAŞVURULAR VE VERİ İHLAL BİLDİRİMLERİ
Şirket kişisel verilerin korunması konusunda gerekli iç ve dış denetimleri yaptırabilmektedir.
İlgili kişilerin yaptığı başvurular en geç 30 gün içerisinde, Komite tarafından ilgili birimin de görüşü alınarak cevaplanır.
Şirket kişisel verilerle ilgili herhangi bir ihlal olduğu kendisine bildirildiğinde, bu durumun öğrenildiği tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde KVK Kuruluna bildirimde bulunulur. İlgili tarafları ve kişileri de aynı şekilde bilgilendirir.
11. GÜNCELLEME
İş bu politika belgesi, Şirket kişisel veri işleme şartları, araçları, amaçları ile kapsamı değiştiğinde ve kişisel verilerin paylaşıldığı tarafların değişmesi durumlarında güncellenir. Her bir maddede yapılan güncellemeler ayrı bir tabloda tutulur.
12. İLGİLİ ARAÇLAR VE KAYNAKLAR
12.1 İlgili Kontrol ve Güvence Araçları
- Bilgi Güvenliği Politikası
- Kişisel Veri Saklama, Aktarma, Silme ve İmha Politikası
- Mobil Cihaz Yönetim Politikası (MCY)
- Temiz Masa Temiz Ekran Politikası
- Özel Nitelikli Veriler Politikası
- Veri Sahibi Başvuruları Yönergesi
- Çerez Politikası
- Katmanlı Aydınlatma ve Aydınlatma Metinleri
- Kişisel Veri Envanteri
- Veri Aktarım Sözleşmeleri
- Veri İşleme Sözleşmeleri
12.2 Dış Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- KVKK Kişisel Verilerin Korunması Kanununa İlişkin Uygulama Rehberi
- KVKK Kişisel Veri İhlal Bildirim Formu Kılavuzu
- KVKK Kişisel Veri Güvenliği Rehberi (Teknik ve İdari Tedbirler)
Daha fazla bilgi için Komite ile temas kurabilirsiniz.